Bei der Deutschen Botschaft Rom ist voraussichtlich zum 1. Januar 2026 eine Vollzeitstelle (40 Stunden wöchentlich) als lokal beschäftigte/r Bürosachbearbeiter/in für das Kultur- und Protokollreferat zu besetzen.

Es handelt sich um eine auf acht Monate befristete Elternzeitvertretung.

Die Tätigkeit umfasst überwiegend folgende Aufgabenschwerpunkte:

• Mitarbeit im Protokollteam bei der (logistischen) Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besuchen und hochrangigen Delegations- und Einzelreisen, insbesondere:
• Begleitung von Besuchern/ Delegationen
• Kontakt zu protokollrelevanten Stellen, wie italienische Institutionen und Dienstleister
• sprachmittlerische Tätigkeiten, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Protokoll- und Personenschutzbeamten und protokollrelevantem Schriftverkehr
• Hotelreservierungen
• Planung und Koordinierung des Fahrzeugeinsatzes, Anmietung von Fahrzeugen und Erstellung von Einsatzplänen
• Übernahme von sonstigen protokollrelevanten Tätigkeiten, wie Unterstützung bei Abrechnungsvorgängen, Erstellung von Verbalnoten, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von gesellschaftlichen Veranstaltungen
• Organisation und Begleitung von kulturellen Programmpunkten für Besucher/Delegationen
• Mitarbeit im Kulturreferat bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
• Abwicklung von administrativen Tätigkeiten (z.B. bei Anträgen/Anforderung von Unterlagen/Verwendungsnachweisen des Kleinen Kulturfonds/Zukunftsfonds) sowie
• Bürgeranfragen und Internetrecherchen

Bewerberinnen bzw. Bewerber sollten folgendes Anforderungsprofil erfüllen:

• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute IT-Kenntnisse, u.a. Beherrschung von Microsoft Word, Excel, Outlook
• Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Loyalität und Verschwiegenheit
• Tadellose Umgangsformen und gepflegtes Auftreten
• Flexibilität bei der Einteilung der Arbeitszeit (Bereitschaft zu Dienstreisen in Italien und Überstunden in Spitzenzeiten)
• Administrative Vorkenntnisse und/oder Erfahrungen als Fremdsprachenassistent/in bzw. als Sekretär/in wünschenswert

Das Stellenprofil ist das einer/s Lokal Beschäftigten im vergleichbaren mittleren Dienst und die Vergütung richtet sich nach dem Vergütungsschema für örtlich beschäftigte Mitarbeiter/innen der Deutschen Botschaft Rom.

Grundsätzlich ist mit dem Vertragsabschluss eine Anmeldung bei der italienischen Sozialversicherung zwingend. Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung nachzuweisen. Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Die Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungen mit folgenden Unterlagen:

• Bewerbungs-/Motivationsschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache
• Kopien von Zeugnissen und Empfehlungsschreiben
• Nachweise über abgeschlossenen Ausbildungen/Fortbildungen
• Nachweise zu allen im Anforderungsprofil genannten Kenntnissen und Fertigkeiten
• Kopie des Reisepasses

bis spätestens 04.12.2025 ausschließlich als PDF-Anlage und per E-Mail an: bewerbung@rom.auswaertiges-amt.de

Bitte beachten Sie, dass die Botschaft nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt.
Empfangsbestätigungen werden nicht versandt und Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht. Die Botschaft kontaktiert ausschließlich Bewerber/innen, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Reisekosten zum Vorstellungsgespräch können nicht erstattet werden.

Die Botschaft bietet allen Bewerberinnen und Bewerbern Chancengleichheit, unbeschadet ihrer kulturellen, sozialen oder ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion oder Weltanschauung, ihres Alters oder ihrer sexuellen Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen werden ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt; sie werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Puca zur Verfügung (Tel: +39 06 49 213 1).

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

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